Zasady wprowadzania tekstu
Każdy z nas prędzej czy później spotyka się z koniecznością tworzenia dokumentów tekstowych, prace zaliczeniowe, raporty, artykuły, wpisy, prace dyplomowe, czy po prostu bieżąca dokumentacja. Bez względu na to jakie dokumenty tekstowe tworzymy musimy pamiętać że poza funkcją jaką mają spełnić muszą też być czytelne i przejrzyste. Oczywiście każdy autor chciałby również aby wyglądały profesjonalnie. Zebrane tu zasady wprowadzania tekstu są zbiorem reguł których stosowanie pozwoli oszczędzić czas i ułatwić pracę z dokumentami tekstowymi.
1. Krój czcionki
W całym dokumencie krój czcionki powinien być jednolity. Powinien ponieważ w uzasadnionych przypadkach zwłaszcza dla od dzielenia różnych funkcji tekstu (nagłówki, przykłady) można zastosować dwa kroje. Większe zróżnicowanie powoduje, że tekst przestaje wyglądać profesjonalnie i gorzej się go czyta.
Do obszernych publikacji papierowych stosuje się czcionki szeryfowe, których znaki zawierają różnego rodzaju poprzeczne lub ukośne linie, zwane szeryfami. Zwiększają one czytelność czcionki i pomagają w czytaniu.
Tworząc tytuły, nagłówki oraz wszelkie publikacje do czytania na ekranie komputera stosuje się czcionki pozbawione ozdobników czyli bezszeryfowe.
Wszelkiego rodzaju czcionki ozdobne oraz imitujące odręczne pismo stosujemy w zaproszeniach, dyplomach i innych dokumentach artystycznych gdzie musimy podkreślić i wyróżnić dodatkowo tekst.
CZCIONKI SZERYFOWE | CZCIONKI BEZSZERYFOWE |
Times New Roman Georgia Book Antiqua |
Arial Verdana Tahoma |
CZCIONKI OZDOBNE | |
Comic Sans
Impact |
2. Kolor tekstu
Generalnie w dokumencie stosujemy jeden kolor czcionki zwykle czarny. W wyjątkowych sytuacjach jednak dopuszcza się wprowadzenie dodatkowych kolorów. Dodatkowe kolory stosujemy głównie w publikacjach elektronicznych np. w linkach wewnętrznych i zewnętrznych oraz wyróżniając poszczególne rozdziały. Należy pamiętać że wszystkie kolory jakie stosujemy muszą być czytelne i dopasowane do tła. Również w dokumentach roboczych i współdzielonych dopuszcza się stosowanie kilku kolorów dla ułatwienia pracy i komunikacji między współpracownikami.
3. Rozmiar czcionki
Rozmiar czcionki jest ważnym parametrem służącym do oznaczenia ważności tekstu oraz wprowadzenia do niego swoistej hierarchii. Dobierając czcionki należy pamiętać że: normalny i dobrze czytelny tekst może mieć wielkość od 9 do 12 pkt, do pisania tytułów i nagłówków stosujemy czcionki w rozmiarze 14 i więcej, a przypisy 6 punktów. W przypadku tekstu na blogach i stronach internetowych dla poprawienia czytelności możemy zwiększyć rozmiar zwłaszcza w obszernych publikacjach.
4. Wyróżnianie tekstu
Wyróżnianie tekstu wspomaga dodatkowe formatowanie pogrubienie, pochylenie czyli kursywa i podkreślenie. Edytory pozwalają nam łączyć ze sobą te efekty jednak nie jest to dobrze widziane.
5. Akapity
Stosowanie akapitów, wcięć i wyrównań pozwala na zwiększenie czytelności oraz jasne określenie struktury dokumentu. Należy pamiętać że w edycji tekstu komputerowego akapit o fragment tekstu pomiędzy znakami [ENTER], więc brak wcięcia nie oznacza nieobecności akapitu.
WYRÓWNANIE DO LEWEJ | WYRÓWNANIE DO PRAWEJ |
Lorem ipsum dolor sit amet, consectetur adipiscing elit. Suspendisse viverra turpis et venenatis commodo. Nunc vitae fermentum lorem. Aliquam interdum dolor magna, eget malesuada risus efficitur at. | Lorem ipsum dolor sit amet, consectetur adipiscing elit. Suspendisse viverra turpis et venenatis commodo. Nunc vitae fermentum lorem. Aliquam interdum dolor magna, eget malesuada risus efficitur at. |
WYRÓWNANIE DO ŚRODKA | JUSTOWANIE |
Lorem ipsum dolor sit amet, consectetur adipiscing elit. Suspendisse viverra turpis et venenatis commodo. Nunc vitae fermentum lorem. Aliquam interdum dolor magna, eget malesuada risus efficitur at. |
Lorem ipsum dolor sit amet, consectetur adipiscing elit. Suspendisse viverra turpis et venenatis commodo. Nunc vitae fermentum lorem. Aliquam interdum dolor magna, eget malesuada risus efficitur at. |
6. Nowa linia
Klawisza ENTER używam tylko na zakończenie akapitu, Jeśli chcemy rozpocząć pisanie od nowej linii w tym samym akapicie, możemy to zrobić używając kombinacji klawiszy SHIFT + ENTER.
7. Interlinie
Interlinie czyli odstępy między wierszami dobieramy tak aby poprawić czytelność tekstu. Aby tekst był przejrzysty stosujemy interlinię 1,5. Dostępnych jest kilka opcji interlinii.
8. Znaki interpunkcyjne
Obowiązkowo stosujemy znaki interpunkcyjne, których brak może nie tylko utrudnić czytanie ale również zmienić sens wypowiedzi.
Zjedzmy, dzieci a zjedzmy dzieci to ogromna różnica (zwłaszcza dla tych dzieci).
Stosując znaki interpunkcyjne należy pamiętać aby spację stawiać po znaku (,.:;?!) a nie przed nim.
PRAWIDŁOWO | NIE PRAWIDŁOWO |
Drogi Marszałku, Wysoka Izbo. PKB rośnie! | Drogi Marszałku , Wysoka Izbo .PKB rośnie ! |
Używając nawiasów i cudzysłowów pamiętaj, że stawia się je po spacji ale po otwarciu już nie robimy odstępów.
PRAWIDŁOWO | NIE PRAWIDŁOWO |
„Twój czas jest ograniczony, więc nie marnuj go na byciem kimś, kim nie jesteś”. | „ Twój czas jest ograniczony, więc nie marnuj go na byciem kimś, kim nie jesteś ”. |
9. Pojedyncze znaki na końcu linii
Tworząc dokument tekstowy należy pamiętać aby usuwać pojedyncze znaki z końca linijek. Aby to zrobić używamy twardej spacji w tym celu zamiast wykonania odstępu pomiędzy literą i następującym po niej wyrazie za pomocą Spacji, łączymy oba elementy klikając jednocześnie klawisze Shift + Ctrl + Spacja.
10. Dobra rada
Jeśli nie pracujesz w chmurze która zapisuje wszystkie zmiany na bieżąco, regularnie zapisuj tworzony dokument do pliku testowego tak, aby nie utracić go w czasie nieprzewidzianej awarii.
Pamiętajmy że powyższe zasady wprowadzania tekstu to głównie wytyczne mające ułatwić pracę i poprawić wygląd naszych dokumentów. Nie należy ich traktować jak absolutnej konieczności w końcu „zasady są po to żeby je łamać”. Powodzenia w tworzeniu dokumentów tekstowych.
więcej z serii WARTO WIEDZIEĆ